Informační technologie a její role v moderní organizaci

Informační technologie (IT) se staly důležitou a nedílnou součástí každého obchodního plánu. Od nadnárodních společností, které udržují systémy a databáze na sálových počítačích, až po malé podniky, které vlastní jeden počítač, hraje roli IT. Důvody všudypřítomného využití výpočetní techniky v podnikání lze nejlépe určit na základě pohledu na to, jak se používá v obchodním světě.

Komunikace mezi zaměstnanci, dodavateli a zákazníky

Pro mnoho společností je e-mail hlavním prostředkem komunikace mezi zaměstnanci, dodavateli a zákazníky. E-mail byl jedním z prvních ovladačů Internetu a poskytoval jednoduchý a levný způsob komunikace. V průběhu let se také vyvinula řada dalších komunikačních nástrojů, které zaměstnancům umožňují komunikovat pomocí systémů živého chatu, nástrojů pro online schůzky a systémů pro videokonference. Telefony a chytré telefony založené na protokolu Voice over Internet Protocol (VOIP) nabízejí zaměstnancům ještě více technologicky vyspělých způsobů komunikace.

Systémy řízení zásob

Pokud jde o správu zásob, organizace musí udržovat dostatek zásob, aby uspokojily poptávku, aniž by investovaly do více, než vyžadují. Systémy řízení zásob sledují množství každé položky, které společnost udržuje, a spouštějí objednávku dalších zásob, když množství klesne pod předem určené množství. Tyto systémy se nejlépe používají, když je systém řízení zásob připojen k systému POS (point-of-sale). Systém POS zajišťuje, že pokaždé, když je položka prodána, je jedna z této položky odstraněna z počtu zásob a vytváří uzavřenou informační smyčku mezi všemi odděleními.

Systémy pro správu dat

Dny velkých spisoven, řad kartoték a zasílání dokumentů rychle mizí. Dnes většina společností ukládá digitální verze dokumentů na serverech a úložných zařízeních. Tyto dokumenty jsou okamžitě k dispozici všem ve společnosti bez ohledu na jejich geografické umístění. Společnosti jsou schopné ekonomicky ukládat a udržovat obrovské množství historických dat a zaměstnanci mají prospěch z okamžitého přístupu k potřebným dokumentům.

Manažerské informační systémy

Ukládání dat je výhodou pouze tehdy, pokud je lze efektivně využívat. Progresivní společnosti používají tato data jako součást svého strategického plánovacího procesu a taktického provádění této strategie. Management Information Systems (MIS) umožňují společnostem sledovat prodejní data, výdaje a úroveň produktivity. Tyto informace lze použít ke sledování ziskovosti v čase, maximalizaci návratnosti investic a identifikaci oblastí zlepšení.

Manažeři mohou denně sledovat prodej, což jim umožňuje okamžitě reagovat na nižší než očekávané počty zvýšením produktivity zaměstnanců nebo snížením nákladů na položku.

Management vztahu se zákazníky

Společnosti používají IT ke zlepšení způsobu, jakým navrhují a řídí vztahy se zákazníky. Systémy řízení vztahů se zákazníky (CRM) zachycují každou interakci společnosti se zákazníkem, takže je možné obohatit ji. Pokud zákazník zavolá do call centra s problémem, zástupce zákaznické podpory bude moci vidět, co si zákazník zakoupil, zobrazit informace o dopravě, vyvolat výcvikový manuál pro tuto položku a efektivně reagovat na problém.

Celá interakce je uložena v systému CRM a je připravena k vyvolání, pokud zákazník znovu zavolá. Zákazník má lepší a cílenější zkušenosti a společnost těží ze zlepšené produktivity.