Důležitost dobrých písemných dovedností na pracovišti

Zatímco mnoho pracovních inzerátů často zmiňuje ústní a písemné komunikační dovednosti, zaměstnanci i zaměstnavatelé někdy zanedbávají důležitost dobrého psaní na pracovišti. Když pracovník píše dobře, projevuje zdvořilost, smysl pro detail a inteligenci. Zaměstnanci, kteří mají dobré písemné komunikační dovednosti, navíc prospívají své společnosti tím, že zajišťují kvalitní komunikaci s klienty, vyhlídkami a jinými vnějšími zájmy

Dělat dobrý první dojem

Existuje staré klišé o tom, že nikdy nedostanete druhou šanci udělat dobrý první dojem. To platí, i když je první dojem napsaný slovem. Pokud je e-mail, dopis, textová zpráva nebo příspěvek na sociálních médiích dobře napsaný, dobře organizovaný a gramaticky správný, čtenář si o spisovateli vytvoří dobrý názor.

Naproti tomu překlepy, špatně organizované myšlenky a gramatické chyby způsobují, že spisovatel vypadá neinteligentně a neprofesionálně. Ve fázi přihlášky nebo pohovoru by to mohlo pracovníka stát nabídku práce nebo vést k nabídce platu, která je nižší, než by tomu bylo jinak. V obchodním kontextu se špatné psaní v externí komunikaci může špatně odrazit na společnosti. Spolupracovníci si také mohou všimnout špatných psacích návyků, které by mohly ovlivnit to, jak vnímají spisovatelovu kompetenci.

Dobré psaní prokazuje zdvořilost

Dobré obchodní psaní ukazuje, že autor si cení času čtenáře. Když je spisovatel schopen uspořádat své myšlenky a obavy a prezentovat je způsobem, který je snadno čitelný a srozumitelný, přináší čtenáři výhody.

Na druhou stranu špatné psaní nutí čtenáře trávit čas a energii snahou porozumět tomu, co se sděluje. V mnoha případech bude čtenář možná muset položit pisateli objasňující otázky. Psaní jasně ukazuje, že pisatel respektuje čas čtenáře a nechce ho ztrácet.

Důležitost jasné komunikace

Dobrá obchodní rozhodnutí závisí na jasné komunikaci. To platí, ať už jde o interní nebo externí komunikaci. Je mnohem snazší koordinovat interní projekty a sdílet nápady, když všichni spolupracovníci pochopí myšlenky, které jsou předkládány, a také procesy pro dokončení projektu. Když zaměstnanci pochopí, co od sebe mohou očekávat, morálka se často zlepšuje.

Podobně budou mít pracovníci mnohem lepší vztahy s lidmi mimo společnost, pokud je jejich komunikace snadno srozumitelná. Koordinace schůzek, stanovení cílů a vyjednávání dohod se stává mnohem přímočařejší, pokud jsou obě strany schopny psát jasně.

Způsoby, jak vylepšit obchodní psaní

Jednotlivci, kteří se zajímají o své obchodní psaní, mají několik možností, jak zlepšit své dovednosti. Zde je několik na zvážení:

Udělejte si čas navíc: V mnoha případech může člověk vylepšit psaní tím, že věnuje více času psaní zpráv a jejich korekturám. Pracovníci by neměli zacházet s obchodní komunikací jako s domácími pracemi, které mají být dokončeny co nejrychleji, ale jako s vlastními projekty. Je-li to možné, doporučuje se psát důležité dopisy a e-maily alespoň několik hodin před jejich odesláním, aby si autor mohl od díla odpočinout a poté jej zkontrolovat novým pohledem.

Použijte kontrolu gramatiky: Software pro zpracování textu obvykle zahrnuje kontrolu gramatiky, ale existují i ​​samostatné programy, které často poskytují ještě větší korekturu a zpětnou vazbu pro ještě větší srozumitelnost.

Zeptejte se na zpětnou vazbu: Po napsání obzvláště důležitého dopisu nebo e-mailu by mohlo být dobrým nápadem, kdyby zaměstnanec požádal svého nadřízeného nebo kolegu, aby se na tento kousek podívali a poskytli zpětnou vazbu.

Získejte doučování nebo se zúčastněte kurzu: Existuje mnoho možností, jak si zlepšit své psací schopnosti prostřednictvím vzdělávacích programů. Vysoké školy komunity a programy vzdělávání dospělých nabízejí kurzy obchodního psaní a mnoho z těchto kurzů lze absolvovat online.